L’entreprise et l’administration #1. Les obligations de conservation des pièces justificatives

L’entreprise et l’administration #1 

Olga Romulus Expert-Comptable, Direction des relations extérieures de Fiducial, vous apporte une série de conseils pratiques pour bien gérer les pièces administratives de votre entreprise. Premier volet de la série sur « l’entreprise et l’administration » : les obligations de conservation des pièces justificatives comptables.

 

Vous vous interrogez peut-être sur les opérations réalisées par votre entreprise et pour lesquelles votre service comptable doit être en possession d’une pièce justificative.

La réponse est simple : toutes !

Qu’il s’agisse de la constatation d’un produit ou d’une charge, d’un encaissement ou d’un décaissement, toute opération retracée dans la comptabilité doit être appuyée par une pièce justificative.

Cette obligation est issue du Plan Comptable Général, dont l’article 922-2 énonce que chaque écriture s’appuie sur une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis. On retrouve le pendant de ce texte dans le Code général des impôts et dans le Code de commerce.

La question complémentaire à se poser est donc pendant combien de temps et sous quelle forme doivent être conservées ces pièces justificatives ? Et les obligations en la matière ne sont pas si simples qu’il n’y parait !

 

Les durées de conservation des pièces justificatives

Les durées pendant lesquelles les entités doivent conserver leurs pièces justificatives sont issues du télescopage de plusieurs législations.

Tout d’abord, les actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant 30 ans conformément à l’article 2227 du Code civil.

D’autre part, les entreprises industrielles et commerciales, dont l’activité relève du Code de commerce, et quelle que soit leur forme (entreprises individuelles, sociétés), doivent conserver leurs pièces justificatives pendant 10 ans selon l’article L123-22.

Enfin, en application de la législation fiscale, les pièces justificatives doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies, afin de permettre à l’administration d’exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle. Mais attention, dans diverses situations, ces durées peuvent être allongées.

Ainsi, lorsqu’un déficit fiscal antérieur est imputé sur un résultat bénéficiaire non prescrit, l’entreprise doit alors être en capacité de justifier les opérations, et par conséquent de produire les pièces justificatives de l’exercice déficitaire, même si celui-ci remonte à plus de 6 ans.

De même, le délai de conservation des factures afférentes aux immobilisations amortissables dépend de leur durée d’amortissement car, en cas de contrôle, l’entreprise peut être amenée à fournir la facture d’acquisition d’une immobilisation durant les 3 années suivant le dernier amortissement constaté au titre de celle-ci. Par exemple, la facture d’une immobilisation amortie sur 10 ans doit être conservée pendant au moins 13 années.

En résumé, nous vous conseillons de conserver l’ensemble de vos pièces justificatives au moins 10 ans, et plus dans les cas particuliers comme ceux énoncés ci-dessus.

 

Les modes de conservation des pièces justificatives

Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues sur support informatique, elles doivent être conservées sous leur format informatique original jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle à laquelle elles se rapportent.

A l’issue de cette période, et jusqu’à l’expiration du délai de conservation obligatoire, vous pouvez changer de support et les conserver sur tout support à votre choix. Cette faculté est théorique car en pratique, dans la mesure où le support dématérialisé initial ne tient pas de place, vous n’avez aucun intérêt à changer de mode de conservation au bout de 3 ou 4 ans.

 

Lorsque les pièces justificatives sont établies ou reçues sur support papier, elles peuvent bien sûr être conservées sous cette forme pendant toute la durée requise.

Depuis le 31 mars 2017, elles peuvent également être numérisées en respectant des contraintes techniques imposées par la législation fiscale et être conservées sous une forme dématérialisée. Ces fichiers issus de la numérisation doivent être aux formats PDF ou PDF A/3 assortis soit d’une signature électronique, soit d’une empreinte numérique, soit d’un certificat, conformes à diverses normes. En clair, de simples scans avec génération de fichiers PDF ou images ne sont pas admis.

L’administration fiscale a néanmoins prévu des mesures d’assouplissement pendant l’état d’urgence sanitaire au sujet de l’émission et de la conservation des factures « papier ». Durant cette période, celles-ci peuvent être simplement numérisées sous format pdf mais elles devront faire l’objet d’une impression ou d’une numérisation conforme à l’article A.102.B-2 du LPF à l’issue de cette période exceptionnelle

 

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