Adeline Esprit
Directrice marketing France, Citroën Parole d'expertVéhicule de fonction ou de service : comment faire le bon choix pour son entreprise ?
Lorsqu’une entreprise grandit, la question des déplacements professionnels devient rapidement stratégique. Faut-il attribuer des véhicules de fonction à certains collaborateurs ? Constituer une flotte de véhicules de service ? Ou combiner les deux approches ?
Adeline Esprit, directrice Marketing France de Citroën, partage les principaux critères à prendre en compte pour faire le bon choix.
Différencier véhicule de fonction et véhicule de service
Ces deux solutions répondent à des objectifs différents :
Le véhicule de fonction (ou voiture de fonction) :
Attribué nominativement à un collaborateur, le véhicule de fonction peut généralement être utilisé pour les déplacements professionnels comme personnels. Il représente un avantage considérable pour le salarié qui peut l’utiliser en toute liberté (emmener ses enfants à l’école, partir en week-end, en vacances…).
Cette solution est particulièrement adaptée aux collaborateurs très mobiles, améliore la productivité et simplifie grandement l’organisation du quotidien.
Plus globalement, il contribue à renforcer l’attractivité de l’entreprise auprès de certains profils ainsi que l’image de marque employeur. En effet, il s’agit d’un avantage tangible et visible qui améliore le pouvoir d’achat du salarié ainsi que son confort notamment pour le trajet domicile-travail.
Une particularité à noter : il n’est pas possible de retirer le véhicule au salarié sans son accord. Partie intégrante du contrat de travail et du salaire, le retrait doit faire l’objet d’un avenant et d’une revalorisation salariale pour compenser la perte occasionnée. En revanche, en cas de départ du salarié, le véhicule est naturellement restitué à l’entreprise.
Le véhicule de service :
Mis à disposition pour les besoins uniquement professionnels de l’équipe, le véhicule de service est partagé entre plusieurs collaborateurs et reste généralement stationné dans les locaux de l’entreprise en dehors des horaires de travail. Il est possible pour l’employeur d’autoriser une utilisation du véhicule pour les trajets domicile-travail. Pour cela, il est nécessaire d’inscrire une clause explicite dans le contrat de travail du salarié.
L’employeur est libre du planning d’utilisation du véhicule de service : s’il souhaite retirer la possibilité d’utiliser un véhicule de service à l’un de ses employés c’est tout à fait possible et sans nécessité d’avenant au contrat de travail et de renégociation.
Pour un véhicule de fonction ou de service, le salarié reste le seul responsable de ses infractions au Code de la route (excès de vitesse, contravention de stationnement…). Étant titulaire de la carte grise du véhicule, l’entreprise reçoit automatiquement la contravention mais a l’obligation de transmettre dans les 45 jours l’identité et l’adresse de la personne ayant commis l’infraction, sous peine de s’exposer à une amende de 750 euros en plus du règlement de l’amende initiale.
Analyser les usages réels de vos collaborateurs
Le premier réflexe consiste à partir des besoins opérationnels. Tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes contraintes de mobilité. Avant toute décision, posez-vous plusieurs questions :
- Quels collaborateur utilisent un véhicule quotidiennement ?
- Quels sont les kilométrages annuels réalisés ?
- Les déplacements sont-ils prévisibles ou ponctuels ?
- Le véhicule est-il indispensable à la réalisation de la mission ?
Comme pour la constitution d’une flotte automobile, le critère principal doit rester l’usage réel du véhicule.
Évaluer et anticiper le budget global
Une erreur fréquente consiste à se concentrer principalement sur le prix du véhicule. Pour prendre une décision pertinente, il est préférable de raisonner en coût total de possession (TCO) en intégrant :
- le financement : achat, leasing ou location longue durée du véhicule, il est important de prendre le temps sur cet aspect pour trouver la formule la plus adaptée à l’entreprise.
- l’assurance du véhicule : le contrat d’assurance diffère souvent entre voiture de service et voiture de fonction. Par exemple, pour une voiture de fonction, l’entreprise peut décider de couvrir la famille du salarié et ses amis en plus du conducteur. En revanche, si une dépense est causée par une mauvaise utilisation du véhicule (de service comme de fonction), l’employeur est en droit de contraindre le salarié à payer une franchise d’assurance.
- les frais d’entretien
- les frais de carburant ou d’électricité : le salarié peut avancer les frais puis être remboursé par son employeur sur présentation des justificatifs de dépense ou bien l’employeur peut lui mettre à disposition une carte carburant. Pour les déplacements personnels avec un véhicule de fonction, certains employeurs demandent une participation financière aux salariés.
- la fiscalité avec une différence structurante entre les deux types de véhicules :
- le véhicule de fonction est un avantage en nature et génère à ce titre des charges patronales et des cotisations sociales.
- Le véhicule de service n’entraîne pas ce surcoût social.
- Côté taxes, les deux types de véhicules restent globalement soumis aux mêmes règles comptables et aux taxes applicables aux flottes d’entreprise.
- les coûts administratifs de gestion
Formaliser des règles claires dès le départ
Quelle que soit l’option retenue, il est essentiel de définir un cadre précis. Une politique automobile permet notamment de préciser les conditions d’utilisation, les responsabilités du conducteur, les règles d’entretien, la gestion des sinistres et des amendes, les modalités de renouvellement des véhicules…
Cette formalisation devient particulièrement importante lorsque l’entreprise grandit ou commence à gérer plusieurs véhicules.
Le bon choix n’est pas forcément d’opposer véhicule de fonction et véhicule de service. Dans de nombreuses PME, la solution la plus efficace consiste à combiner les deux : réserver les véhicules de fonction aux collaborateurs dont la mobilité est un élément clé de leur activité et mettre en place des véhicules de service mutualisés pour les besoins ponctuels. L’objectif reste toujours le même : adapter la mobilité aux usages réels de l’entreprise tout en maîtrisant les coûts.
