Le tableau de bord, outil de pilotage. Pourquoi, comment ?

Julien Fauchère est le co-fondateur de Fonction:Support, société qu’il a lancée à la sortie de ses études avec son associé, Didier Tracol, et qui après 8 années de forte croissance compte 45 collaborateurs dans 3 agences implantées à Grenoble, Lyon et Nantes.

Fonction:Support accompagne les PME dans leurs transformations et sur le chemin de la croissance en les aidant notamment à passer des caps décisifs autour des 5 enjeux clés que sont la qualité de production, le développement commercial, la culture d’entreprise, le circuit de gestion et le marketing de l’offre.

De culture scientifique, Julien dit avoir « une approche process et résultats » et s’appuie sur le tableau de bord pour piloter son entreprise. Il revient pour Réseau Entreprendre sur l’importance et l’esprit de cet outil, et sa façon de le construire.

 

Réseau Entreprendre recommande aux entrepreneurs de construire un tableau de bord pour piloter leur activité. Selon vous, quel est l’intérêt ?

Diriger une société, c’est la piloter. Et ce qu’on pilote, c’est en fait du temps, des hommes et des femmes, des projets et des activités. Pour prendre des décisions pertinentes et cohérentes en matière de gestion (allocation des ressources, choix d’investissements, priorité d’action), il faut construire et disposer des données qui permettent d’objectiver la situation présente et d’anticiper la suite. Nous avons tous des intuitions, et elles sont utiles… mais d’une part elles sont rarement purement instinctives, et il suffit d’exploiter un peu plus les bases rationnelles qui les impulsent, et d’autre part il ne faut pas oublier que nous, humains, avons des dizaines de biais émotionnels et cognitifs qui peuvent nous amener à faire des erreurs de jugement et d’analyse. Le tableau de bord est l’outil qui doit permettre à l’entrepreneur de fiabiliser et d’objectiver l’information pour l’aider à faire des choix payants.

J’ajouterai également un autre intérêt majeur au tableau de bord : dans des marchés en constantes évolutions, c’est souvent le plus rapide qui tirera le plus son épingle du jeu, car décider vite devient un avantage concurrentiel. Ça tombe bien, le tableau de bord permet justement de prendre des décisions rapidement !

  Le tableau de bord permet justement de prendre des décisions rapidement !

Les tableaux de bord sont parfois vécus comme une contrainte et non comme une aide. Pourquoi ?

Si le tableau de bord n’est aux yeux de l’entrepreneur qu’un outil de reporting et ne consiste qu’en une longue suite de chiffres dépourvus de sens, il devient alors superflu et plus d’être chronophage à alimenter. La clé, c’est le sens et l’interprétation, qui vont donner de la valeur à la donnée. De la même façon qu’à bord d’une voiture, si vous ne savez pas ce que signifient les voyants, alors votre le tableau de bord sera parfaitement inutile… et vous ne saurez pas prendre la bonne décision lorsque l’un des voyants clignotera.

Pour qu’il soit efficace, un tableau de bord doit comporter de vrais indicateurs de pilotage, qui traduisent votre stratégie et votre plan d’actions. Si vous ne savez pas quel bénéfice vous tirez d’un indicateur, et quelle interprétation pour l’avenir vous pouvez faire de son niveau et de son évolution, c’est sans doute que l’indicateur est mal choisi. Par conséquent, si vous manquez de clarté dans votre vision et votre stratégie, vous aurez alors du mal à construire votre tableau de bord avec des indicateurs performants. Allouer du temps à la vision et au long terme permet de trouver les bons indicateurs.

Si vous ne savez pas quel bénéfice vous tirez d’un indicateur, et quelle interprétation pour l’avenir vous pouvez faire de son niveau et de son évolution, c’est sans doute que l’indicateur est mal choisi

Quels indicateurs est-il nécessaire de suivre dans un tableau de bord ?

Pour savoir quels indicateurs suivre, il faut savoir où vous voulez aller ! Ensuite, pour choisir les indicateurs pertinents, il faut avoir en tête la distinction entre deux types d’indicateurs : les indicateurs défensifs,  comme la rentabilité, la trésorerie, le carnet de commandes, ou bon nombre d’indicateurs d’activité et de profitabilité et les indicateurs avancés, qui sont ceux qui vous permettent d’anticiper, à plusieurs mois, et de réagir avant d’être face au mur. Pour trouver les indicateurs avancés adaptés à votre activité, il faut maîtriser et connaître parfaitement vos processus clés. Chez Fonction:Support par exemple, nous ne pilotons pas par le carnet de commandes mais par le flux de devis : en effet je sais que le paiement de nos clients intervient en moyenne 7 mois après la signature du devis, je sais combien de chance a mon devis d’être signé, et je sais donc de quel flux de devis j’ai besoin pour générer tant de chiffre d’affaires qui sera encaissé à telle date. Cet indicateur me permet donc d’anticiper la situation à 7 mois, et de réagir maintenant pour une situation à 7 mois, et non quand je serai au pied du mur (ce qui serait le cas si je ne suivais que ma trésorerie disponible). Les indicateurs sont avant tout des signaux à regarder et à suivre ; de manière suffisamment fine pour réagir à des signaux forts mais aussi à des signaux faibles, et agir avant d’être pris au dépourvu. C’est de cette manière dont nous fonctionnons chez Fonction:Support, en construisant et en suivant quelques indicateurs-clés sur les grands pans de notre activité qui nous permettent d’agir à la fois à temps et avec le plus d’efficience. Les indicateurs avancés, qui sont ceux qui vous permettent d’anticiper, à plusieurs mois, et de réagir avant d’être face au mur.

Comment collecter les données qui nourrissent les indicateurs ?

L’un des principaux freins à la croissance c’est la difficulté à générer de la data fiable et durable, donc en fait à avoir un reporting de qualité. Pour cela, il y a évidemment des systèmes d’information, des progiciels, mais il y a surtout les Hommes : inévitablement, il y a à un moment donné dans la chaîne une main humaine qui va saisir une donnée. Pour que cette donnée saisie soit fiable, et en cascade pour que les data et les indicateurs de votre tableau de bord le soient aussi, il faut que les salariés qui sont parties prenantes de la collecte des données comprennent le sens de ces chiffres. La clé, c’est donc d’expliquer pourquoi il est important que cette donnée soit saisie correctement, et ça passe par le fait d’expliquer et de donner de la visibilité sur le but, et sur toute la chaîne de conséquences collectives et individuelles à laquelle est rattachée la donnée.

Chez Fonction:Support, nous avons beaucoup d’indicateurs et de données, et pourtant nous ne contrôlons pas la saisie ou ne nous en servons pas pour faire du tracking de l’activité des salariés. Pourquoi ? Parce que chaque salarié sait quels objectifs servent ces données, et sait quelle importance elles ont pour l’entreprise, le collectif, et pour leur propre activité. Et quand un salarié comprend et sait piloter lui-même les indicateurs de son activité, d’une part il les remplira sans problème, et d’autre part il s’en servira pour piloter son activité et être en recherche et en proposition de solution pour optimiser, améliorer, changer.

 

 

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