Comment organiser les achats au sein d’une entreprise ?

Témoignage de Joël Gaudin

 

Joël Gaudin revient sur les achats au sein d’une entreprise et notamment l’internationalisation versus l’externalisation des missions.

 

Vous expliquez qu’en entreprise, toute dépense est achat. Pourquoi ?

Derrière le sujet des achats, c’est en fait la question de faire ou de faire faire que l’on traite. Par exemple, une embauche est une décision d’achat puisqu’il s’agit de réaliser une dépense via le versement d’un salaire plutôt que par une prestation. Donc toutes les dépenses engagées sont des achats et méritent une réflexion pour les optimiser.

Au-delà de la question des achats, c’est la protection du savoir-faire et de la capacité de différenciation qui se jouent.

Toutes les dépenses engagées sont des achats.

Pour augmenter la rentabilité de son entreprise, on peut décider d’essayer de vendre plus mais il est également possible de décider de mieux organiser sa marge et donc ses achats. L’organisation des achats est un levier de profit.

L’organisation des achats est un levier de profit. 

Comment l’entrepreneur peut-il choisir entre  internalisation  et externalisation de la mission ?

Ce type de décision nécessite d’avoir une vision de long terme et d’identifier les sujets clés pour l’entreprise. Je recommande aux dirigeants de classer leurs achats en 4 catégories :

L’objectif de cet exercice est à la fois de ne pas perdre de temps sur les décisions d’achat qui sont dans la catégorie « peu cher et peu stratégique » et de définir quels sujets sont stratégiques et méritent que l’on prenne le temps de la décision d’achat.

Même s’il n’existe pas de réponse évidente sur ce choix à faire entre l’ internalisation et l’externalisation, on note que de manière générale ce qui est stratégique doit rester en interne à condition d’avoir un volume de production suffisant (taille critique à atteindre). L’exemple d’un site internet est révélateur : le plus souvent la prestation est externalisée sauf quand le site internet est le cœur business de l’entreprise car il va nécessiter des ajustements réguliers et peut être un atout marketing pour se différencier.

Je note que les entrepreneurs ont souvent peur d’externaliser car cela les oblige à entrer véritablement dans le sujet des achats (choix d’un prestataire, gestion des contrats, négociation tarifaire…) cependant il faut garder en tête que développer une compétence en interne coûte et prend du temps, il faut donc s’assurer qu’elle sera rentabilisée dans le temps.

Avoir une vision de long terme et identifier les sujets clés pour l’entreprise 

Quelles sont les avantages de l’externalisation et les précautions à prendre ?

Voici les quelques points de vigilance qu’il faut avoir en tête lorsqu’on externalise :

  • Il est indispensable de définir les indicateurs de mesure du résultat (à différencier de la politique des moyens). Les entrepreneurs ont du mal à indiquer clairement à leur prestataire leurs attentes chiffrées et pourtant il faut que cela soit clair à la fois pour le sous-traitant et pour le commanditaire. Cela permet de piloter et mesurer l’efficacité de l’action. Ce n’est pas toujours évident car le plus souvent les missions que l’on externalise sont celles que l’on maitrise mal. Il n’est pas si aisé donc de définir le résultat qui sera satisfaisant. Cela peut faire l’objet d’une discussion constructive avec le prestataire.
  • Il faut connaître le cadre règlementaire dans lequel la prestation intervient. Avec les outils à disposition, notamment internet, c’est devenu de plus en plus facile. Cela demande un effort, mais celui-ci sera de toute façon à produire même si vous préférez d’embaucher car il faudra connaitre le droit du travail. On peut s’appuyer pour cela sur les réseaux d’accompagnement comme Réseau Entreprendre.
  • Il est également indispensable d’être attentif à la sélection des fournisseurs eux-mêmes.

Globalement, je dirai qu’externaliser force à la rigueur : c’est une excellente chose pour le pilotage de ses achats… et de son entreprise.

 

Le choix d’un prestataire stratégique est crucial. Comment se prémunir des mauvaises surprises ?

Avant tout chose, il faut trouver le sous-traitant qui a réellement envie de travailler pour votre entreprise. La relation personnelle est essentielle car plus il vous connaitra, mieux il répondra à vos attentes et sera à vos côtés même dans les périodes difficiles. Il faut traiter son prestataire comme un salarié pour qu’il ait envie de vous faire réussir !

Essayez également de devenir un client significatif pour lui, pas forcément par la taille du chiffre d’affaires mais par votre capacité à lui apporter des lead business, des références, … Je recommande également aux petites entreprises d’éviter d’aller chercher des très gros prestataires.

Le prix de la prestation ne doit donc pas être déterminant pour choisir un sous-traitant !

Il faut traiter son prestataire comme un salarié pour qu’il ait envie de vous faire réussir !  

Si le prix n’est pas un critère de sélection. Comment l’aborder, voire le négocier ?

Dire que le prix n’est pas le premier critère dans la décision d’un sous-traitant stratégique ne signifie pas qu’il ne s’agit pas d’un sujet important. Cependant, il me semble important que le dirigeant démarre sa réflexion d’achat par l’identification de son besoin, du résultat qu’il attend et du montant qu’il est prêt (ou peut) à dépenser pour l’atteindre.

Il faut savoir à quel prix on veut acheter pour pouvoir négocier avec un prestataire. Avant de parler du montant, il y a de nombreux autres critères à aborder avec le fournisseur : les délais de livraison, la qualité de la fabrication/production, l’après-vente, la maintenance, le lieu de production, etc. En abordant l’ensemble de ces éléments, on s’assure d’acheter le service/produit attendu et de valider qu’on en demande le bon prix ou d’en négocier le tarif en jouant sur ces variables de production. On évite ainsi le marchandage et on s’assure d’un rapport équilibré avec le sous-traitant.

Savoir à quel prix on veut acheter pour pouvoir négocier. 

Préconisez-vous plutôt des contrats courts ou longs avec les fournisseurs ?

Pour les achats stratégiques et chers, il vaut mieux s’engager dans la durée pour que le prestataire  devienne un partenaire plus qu’un fournisseur. Pour cela, il faut donner des perspectives. Cela peut également permettre au prestataire de faire un effort de prix en échange d’un engagement de long terme.

 

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